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 Gestion de processus |
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Le Workflow, ou gestion électronique des processus, est un enchaînement de tâches, initié par un événement déclencheur. Il possède des étapes de décision, de temporisation et de branches conditionnelles, qui permettent la circulation des documents de façon transverse aux structures et fonctions de l’entreprise.
Ainsi, le module de workflow de FileDirector permet une mise en œuvre des procédures existantes ou une redéfinition de celles-ci pour ce qui
concerne :
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les acteurs ou groupes, |
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les documents, |
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les tâches, |
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les flux. |
Les fonctions essentielles de cette gestion de processus étant :
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la spécification des procédures, |
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les filtres informationnels, |
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la gestion de la durée et des échéances, |
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les retour d’information ou alertes, |
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une organisation collaborative. |
Le module de Workflow FileDirector répond à l’objectif stratégique qui consiste à obtenir une efficacité d’un groupe virtuel, centré sur le processus, à partir d’une somme d’efficacités individuelles. Il agit donc comme facteur de décloisonnement et d’enrichissement, ce qui répond aujourd’hui aux critères de qualité et de traçabilité nécessaire à la bonne marche des entreprises et organisations.
Le workflow Filedirector est un véritable agent de sécurité et de productivité, en :
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ne présentant que les documents nécessaires et suffi sant à l’accomplissement d’une tâche avec une garantie d’exhaustivité, |
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présentant les documents dans le respect des procédures en vigueur, |
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permettant un contrôle sur l’état d’avancement et le respect des échéances, |
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favorisant le travail collaboratif(réduction des temps de transmission, traçabilité, abolition des contraintes spatiales...). |
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| Paramétrage graphique |
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De type logigramme Visio™, la présentation graphique du module de gestion processus de FileDirector facilite le paramétrage de vos processus.
Un grand nombre d’actions peuvent être paramétrées, telles que :
 Actions automatiques
Envoi à un utilisateur (liste)
Envoi à un utilisateur (nom)
Envoi à un utilisateur (valeur de champ)
Envoi à l’agent système
Envoi d’e-mails
Change la valeur d’un champ
Change le type de document
Modifie les droits d’un document
Temporisation (date)
Temporisation (valeur de champ)
etc. |
Actions utilisateur
Voir le document
Commenter le document
Approuver le document
Rejeter le document
Signer le document
Envoyer par mail
Choisir un utilisateur dans le groupe
Choisir un groupe d’utilisateurs
Modifier les documents
Conserver une copie
Utiliser les délais d’action
Changement de processus
etc. |
Ajout d’une nouvelle branche
Branche conditionnelle
Champs multiples
Et / ou / =
Opérateurs logiques
etc. |
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| iClient pour iPhone et iPad |
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| L'iClient FileDirector™ permet à ses utilisateurs de recevoir les notifications générées par le module de workflow directement sur leurs iPod touch®, iPhone® ou un iPad®. |
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L'iClient FileDirector™ permet :
- de visualiser les documents notifiés,
- d'envoyer une confirmation de lecture,
- de commenter une étape de processus,
- d'approuver ou de rejeter une action sur document,
- de visualiser une liste de documents en attente,
- de présélectionner de façon dynamique les utilisateurs avec lesquels interagir,
- de programmer des actions sur document.
L'iClient FileDirector™ est conçu pour fonctionner exclusivement avec la solution de Gestion de Documents FileDirector™ de Spielberg Solutions.
Les notifications "push" sont en préparation et seront disponibles avec la prochaine version de FileDirector.
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iClient : gestion processus (worflow)
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iClient : consultation de document |
iClient : resumé action |
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| iClient : action |
iClient : commentaire d'action |
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| Notification |
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Chaque utilisateur peut choisir la façon dont il souhaite recevoir ses notifications :
- Affichage de la liste des documents à traiter
- Icone dans la barre des taches
- Popup "Vous avez un message"
- Signal sonore
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| L'utilisateur peut-être également notifié par mail avec lien. Les mails avec lien peuvent être personnalisés |
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Présentation 
