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Importation
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| Il existe plusieurs méthodes permettant d’importer et d’envoyer des
documents vers des dossiers ScanFile. |
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Interface Microsoft Office |
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Les outils d’intégration Office, que vous pouvez sélectionner au cours de
l’installation de ScanFile V8, vous permettent d’archiver les documents
vers les dossiers ScanFile directement à partir de Microsoft Word, Excel,
Powerpoint, Outlook et Access.
Cette barre Office permet de lancer directement l’application à partir
de ScanFile.
Dans la barre de menu de chacune des applications Office, ScanFile V8
installera deux icônes permettant d’enregistrer directement le document
en cours dans un dossier ScanFile.
Le premier bouton permet de sauvegarder vos documents avec ScanFile
dans leur format initial, le second bouton lance l’imprimante virtuelle TIFFWriter qui convertit les documents au format TIFF.
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Imprimante virtuelle TIFFWriter |
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À l’installation de ScanFile, vous pourrez installer l’imprimante réseau
TIFFWriter. Celle-ci vous permet d’effectuer une impression virtuelle
de tout document imprimable avec un classement dans ScanFile. Cette
imprimante s’utilise comme une imprimante papier classique, à la différence
que le résultat est un fichier TIFF, et qu’une boîte de dialogue vous
suggérera d’indexer et de positionner ce document dans un dossier.
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Imprimante virtuelle VNP |
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ScanFile VNP, une option de ScanFile, vous permet de créer des imprimantes
réseaux virtuelles qui peuvent être utilisées pour imprimer des
documents à des endroits spécifiques soit en local ou sur des médias de stockage réseau. Ces documents, qui seront convertis en format TIFF
Group 4 pourront alors être automatiquement importés dans des répertoires
spécifiques de ScanFile en utilisant le planning d’importation.
Cette fonctionnalité peut être utilement liée aux options de ScanFile
reconnaissance de formes de document et OCR zone.
Ainsi, lors d’une impression, un document peut être discriminé par sa
forme, ce qui permettra une lecture directe des éléments de zones qui
formeront l’indexation.
Par exemple, lors de l’impression d’un lot de factures, l’imprimante
virtuelle VNP peut laisser s’exécuter l’impression papier, prélever sur
chaque facture les éléments d’indexation (numéro, date, montant…),
indexer chaque facture et enregistrer les images des factures dans
ScanFile.
Cette option est souvent utilisée en association avec un copieur multifonctions,
pour archiver les documents envoyés à l’impression ou
récupérer de façon intelligente les documents numérisés sur le copieur
vers un répertoire réseau.
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COLD |
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Le module COLD de ScanFile vous permet d’importer des données
générées par ordinateur et transférées vers des dossiers ScanFile.
Ces données peuvent être combinées avec des documents scannés ou
d’autres documents importés pour configurer un dossier complet.
Le module COLD prend les données transférées, telles que les factures
émises par une unité centrale, et crée automatiquement des enregistrements
d’indexation au niveau des pages correspondantes.
Un fichier de données transférées peut contenir plusieurs milliers de
pages de données, qui sont forcément divisées en pages formatées
possédant elles-mêmes des données d’indexation associées.
Lorsqu’il importe les données transférées dans un dossier ScanFile, le
module COLD n’importe pas seulement les informations de la page mais
crée également les enregistrements d’indexation associés à ces pages.
Une grille de données d’importation est créée pour chacun des formats
de données transférées.
Cette grille de données permet de spécifier le type de fichier importé,
l’emplacement des informations d’indexation et le formatage de l’affichage, comme par exemple : segments de recouvrement, police et taille
de police, espacement de lignes et de caractères. |
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Création de cd |
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Totalement intégré à ScanFile V8, un module de préparation d’écriture
sur CD permet à l’utilisateur de sélectionner les applications qu’il
souhaite sauvegarder.
L’intérêt de ce module est qu’il permet de gérer simultanément les
images d’un dossier et la base de données afférente. Lié à la fonction
bibliothèque, le module de préparation des CD permettra le stockage de
la base de données afférente par un ID média qui sera géré par Scanfile
pour les recherches.
Ce module permet de sélectionner aisément par leur nom les différentes
applications, permet également de préparer un applicatif de regroupement
par requête avant la gravure, calcule de façon permanente la
mémoire tampon nécessaire à la gravure.
Le module de préparation des CD permet en outre soit de créer un
CD d’archive des documents ou de créer un CD avec viewer Scanfile
qui permettra, à un utilisateur, d’effectuer en mode autonome des
recherches sur le CD.
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Filtre d’image |
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Les images numérisées comportent souvent un certain nombre d’anomalies
qui nuisent à la lecture et à la reproduction du document.
ScanFile V8 dispose d’un système de filtrage intégré qui permet de
résoudre certains problèmes durant et après la numérisation.
Ce filtre propose des combinaisons automatiques de type noircir ou
éclaircir la page, éliminer des points, éliminer des lignes horizontales ou
verticales, diminuer ou augmenter le contraste, etc.
Les paramètres du filtre peuvent également être réglés manuellement. |
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Luradocument® |
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LuraDocument® est un système de compression d’images particulièrement
efficace pour les images couleur ou en nuances de gris. Ce compresseur
agit séparément sur les trois couches qui forment l’image permettant
ainsi, par exemple, de dissocier le fond de page du premier plan.
La réduction du poids des images est spectaculaire et elle permet
d’aborder la numérisation en couleur sans crainte des temps de transfert
des fichiers ou du stockage.
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Envoyer un e-mail |
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Outre les capacités de ScanFile V8 de gérer les impressions et les fax,
l’une des fonctionnalités très actuelle consiste en la possibilité, d’un
clic, d’envoyer un document d’une ou plusieurs pages par e-mail.
L’intégration Microsoft Office de Scanfile permet en effet d’obtenir
après sélection du document l’ouverture automatique d’Outlook avec
déjà préparés les documents sélectionnés en fichiers joints.
Il suffit d’insérer l’adresse du destinataire et votre e-mail est prêt.
Lors du paramétrage de ScanFile V8, vous pourrez décider si vous
souhaitez envoyer les documents en multi-tiff ou fichier par fichier.
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Bibliothèques |
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La fonction bibliothèque est l’une des plus intéressantes de ScanFile V8.
En effet, il est très facile de regrouper au sein d’une bibliothèque
plusieurs applications de Scanfile et ainsi d’effectuer des mises à jour et
des recherches sur l’ensemble des applications simultanément.
Concrètement, il s’agit de mettre en relation les bases de données
relatives aux différentes applications, ceci s’effectuant de façon
totalement transparente pour l’utilisateur.
Ainsi, après avoir établi ces liaisons, il sera très aisé de segmenter par
utilisateur un applicatif, voire de répartir les enregistrements sur des
disques physiques séparés pour des raisons de sécurité applicative ou de
sauvegarde. Les recherches s’effectueront, au choix, sur l’ensemble des
bases de données ou sur une seule.
Un autre avantage des bibliothèques, c’est qu’elles permettent de gérer
les documents répartis sur différents médias de stockage.
Concernant le stockage des documents, la fonction bibliothèque
permettra également la gestion de juke-boxes de CD, de DVD et de
disques magnéto-optiques.
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Planificateur de tâches |
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Le Planificateur de tâches consiste en une série de services serveur
destinés à exécuter automatiquement différentes actions vers des
dossiers ScanFile V8 spécifiques.
Ces automatismes permettent de simplifier les tâches des utilisateurs en
fonctionnant en tâches de fond.
La combinaison de plusieurs plannings est naturellement possible et est
l’un des atouts maître de la solution ScanFile V8.
Ainsi, dans un grand nombre de cas, l’on peut vraiment parler d’acquisition
et de classement automatique des documents.
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- Planning Importation de documents électroniques : permet de
planifier l’importation automatique de documents électroniques
stockés dans des répertoires réseaux.
- Planning d’importation Fichiers & Index : permet l’importation
planifiée de fichiers images et d’index.
- Planning traçabilité : permet de gérer le module de traçabilité.
- VNP : permet de paramétrer les impressions virtuelles.
- COLD : permet de définir les paramètres d’importation de données.
- Planning d’importation d’Index : permet de planifier l’importation
d’index.
- Planning Workflow : permet la mise en œuvre planifiée du workflow.
- Mise à jour des Bibliothèques : permet de planifier la mise à jour
des bibliothèques.
- TiffSpooler : permet d éditer en tif des spools d’impression.
- Planning OCR plein texte.
- Planning OCR sur Zones.
- Délai de conservation : permet d’automatiser les actions liées aux
délais de conservation des documents.
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Indexation 
Recherche 
Numérisation 
Workflow 
Sécurité 
Fonctionnalités 
Configuration 
