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 Les Différents Modules
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La dématérialisation ne consiste pas simplement à numériser des documents et à les stocker. Elle s’inscrit dans un cadre juridique, normatif et réglementaire qui évolue et induit en amont une analyse stratégique adaptée à chaque situation d’entreprise.
Pour initier la démarche, il convient d‘avoir une vision globale et d’interroger l’ensemble des procédures en respectant une logique métier. En ce sens, la transition doit être accompagnée par un homme de l’art au fait des contraintes techniques et fonctionnelles connexes.
Le corpus de formations qui vous est proposé ici met à la disposition des décideurs, des chefs de projet et des collaborateurs de l’entreprise, l’expertise et les savoir-faire de consultants seniors ayant mené des plans de dématérialisation d’envergure au bénéfice de grands comptes ou d’entités de renom telles que Le Crédit Coopératif, la Bibliothèque Nationale de France ou l’OCDE.
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Le module décideur
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Pour engager le changement dans les règles de l’art, dans le respect des normes, et parce qu’ils sont les plus légitimes et les mieux placés pour initier, encadrer et mener à terme un projet de cette nature, il est nécessaire que les décideurs de l’entreprise aient une vision claire des enjeux, des contraintes et des bénéfices directement induits par le traitement numérique de l’information.
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 Objectifs
 Donner aux décideurs les éléments clés utiles à la prise de décision en ce qui concerne la dématérialisation.
Calculer le retour sur investissements (ROI) d’un projet de dématérialisation.
Analyser et maîtriser les risques liés à la dématérialisation.
Contenu
Maîtriser les enjeux de la dématérialisation
Définition des deux formes de dématérialisation : à partir du papier par numérisation ou à partir de documents nativement numériques.
Pourquoi dématérialiser : raccourcir les temps de recherche, automatiser des traitements, réduire l’archivage papier, faciliter les échanges avec les clients ou des fournisseurs, etc.
Valoriser les effets de la dématérialisation
Les coûts actuels estimés : matériels, logiciels, paramétrage, formation, exploitation, maintenance.
Les investissements potentiels : matériels, logiciels, paramétrage, formation, exploitation, maintenance.
Les gains estimés : temps de traitement, temps de recherche, photocopies, courriers, impressions, etc.
Manager les risques
Les garanties requises et les risques liés à la sécurité, la pérennité, l’intégrité et la traçabilité des documents.
Risque des contrats, défaut de conformité à la norme, le droit et les normes comme instrument de gestion du risque.
Public
PDG de PME, TPE, PMI, directeurs de filiales, DGS, DGA, DSI, DAF, responsables de service.
Mots-clés
Stratégie d’entreprise, analyse et maîtrise des risques, dématérialisation, démarche projet, aide à la décision, prospective, retour sur investissements.
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Le module chef de projet
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Les chefs de projet en charge d’intégrer le nouveau système doivent avoir une vision claire des contraintes juridiques et des possibilités techniques. Ils doivent en outre respecter la démarche méthodologique d’ingénierie et de suivi de projet qui permettra d’adapter le nouveau système aux besoins multiples et divers de la structure et des utilisateurs finaux.
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Objectifs
Acquérir les bases juridiques et techniques permett ant d’encadrer la dématérialisation des documents et des échanges..
Acquérir les bases méthodologiques permettant d’intégrer la dématérialisation des documents et des échanges de façon efficiente.
Contenu
Environnement juridique
La gestion de la preuve, les articles 1316-1 et 1316-2 du Code civil.
La force probatoire du courrier électronique, l’article 1369-8 du Code civil.
L’environnement juridique en France : Loi de mars 2000 sur l’écrit numérique, Loi sur la modernisation économique, etc.
Les textes de lois de l’archivage à valeur probante, la norme AFNOR NFZ42-013.
La gestion de contrats et factures électroniques.
Les règles de la TVA, l’article 56 du Code des marchés publics.
Les textes de lois communautaires et la jurisprudence en cours.
Environnement technique
La signature numérique.
OCR, LAD, Imprimantes virtuelles, métadonnées et thésaurus, indexation full-text, interfaces avec d’autres applications, importations et exportations.
Environnement méthodologique
Rédaction du cahier des charges.
Solution interne ou externalisée (SaaS : Soft ware As A Service).
Définition des plans de classement, indexation et métadonnées.
Paramétrage.
Validation d’Apti tude et Vérification de Service Régulier.
Formation des utilisateurs et rédaction des manuels d’utilisation.
Reprise des documents existants et intégration dans le nouveau système.
Public
Responsables SI, AMO, responsables qualité, responsables administratifs et financiers, responsables process, juristes et toute personne souhaitant acquérir les bases juridiques, techniques et méthodologiques utiles à la dématérialisation.
Mots-clés
AMO, gestion de projet, veille juridique, valeur probante, signature électronique, certificat numérique, accompagnement de l’innovation.
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Le module accompagner le changement
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Dès la phase d’étude, pour que le changement bénéficie à tous les collaborateurs de l’entreprise, les aspects ergonomiques, les aspects sociaux, les aspects psychologiques, les aspects culturels doivent également être pris en compte à tous les niveaux hiérarchiques.
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Objectifs
Comprendre le contexte global du numérique, ses effets sur les comportements humains et ses impacts sur la vie des entreprises.
Partager les visions et expériences des changements induits par les nouvelles technologies.
Réfléchir à une nouvelle vision de l’information documentaire.
Vous serez en mesure de
Porter un nouveau regard sur les collaborateurs et leur connexion aux NTIC.
Estimer la capacité de votre organisation à intégrer le changement.
Réfléchir aux possibilités d’optimiser le traitement et les flux des documents dans votre organisation.
Comprendre tous les avantages d’une circulation maîtrisée des informations.
Contenu
L’entreprise et l’individu.
Les enjeux du numérique et ses effets sur l’environnement privé et professionnel.
Le document sous toutes ses formes.
Les avantages du tout numérique.
Le document vu sous l’angle juridique.
Public
Tous les responsables d’activité, d’entreprises et d’organisations, DSI, responsables administratifs et financiers, juristes et toute personne souhaitant accompagner les changements induits par un projet de dématérialisation.
Mots-clés
Accompagner, conduire, manager le changement, coaching, facteurs de réussite, team building, management de la performance, ergonomie, gestion prévisionnelle des compétences.
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Définition 
