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 Les Différents Modules
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La dématérialisation ne consiste pas
simplement à numériser des documents
et à les stocker. Elle s’inscrit dans un cadre
juridique, normatif et réglementaire qui
évolue et induit en amont une analyse
stratégique adaptée à chaque situation
d’entreprise.
Pour initier la démarche, il convient d‘avoir
une vision globale et d’interroger l’ensemble
des procédures en respectant une logique
métier. En ce sens, la transition doit être
accompagnée par un homme de l’art au fait
des contraintes techniques et fonctionnelles
connexes.
Le corpus de formations qui vous est proposé
ici met à la disposition des décideurs, des
chefs de projet et des collaborateurs de
l’entreprise, l’expertise et les savoir-faire de
consultants seniors ayant mené des plans de
dématérialisation d’envergure au bénéfice de
grands comptes ou d’entités de renom telles
que Le Crédit Coopératif, la Bibliothèque
Nationale de France ou l’OCDE.
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Le module décideur |
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Pour engager le changement dans les
règles de l’art, dans le respect des normes,
et parce qu’ils sont les plus légitimes et
les mieux placés pour initier, encadrer et
mener à terme un projet de cette nature, il
est nécessaire que les décideurs
de l’entreprise aient une vision claire des
enjeux, des contraintes et des bénéfices
directement induits par le traitement
numérique de l’information. |
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 Objectifs
 Donner aux décideurs les éléments clés utiles à la prise de décision en ce qui concerne la dématérialisation.
Calculer le retour sur investissements (ROI) d’un projet de dématérialisation.
Analyser et maîtriser les risques liés à la dématérialisation.
Contenu
Maîtriser les enjeux de la dématérialisation
Définition des deux formes de dématérialisation : à partir du papier par numérisation ou à partir de documents nativement numériques.
Pourquoi dématérialiser : raccourcir les temps de recherche, automatiser des traitements, réduire l’archivage papier, faciliter les échanges avec les clients ou des fournisseurs, etc.
Valoriser les effets de la dématérialisation
Les coûts actuels estimés : matériels, logiciels, paramétrage, formation, exploitation, maintenance.
Les investissements potentiels : matériels, logiciels, paramétrage, formation, exploitation, maintenance.
Les gains estimés : temps de traitement, temps de recherche, photocopies, courriers, impressions, etc.
Manager les risques
Les garanties requises et les risques liés à la sécurité, la pérennité, l’intégrité et la traçabilité des documents.
Risque des contrats, défaut de conformité à la norme, le droit et les normes comme instrument de gestion du risque.
Public
PDG de PME, TPE, PMI, directeurs de filiales, DGS, DGA, DSI, DAF, responsables de service.
Mots-clés
Stratégie d’entreprise, analyse et maîtrise des risques, dématérialisation, démarche projet, aide à la décision, prospective, retour sur investissements.
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Le module chef de projet |
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Les chefs de projet en charge
d’intégrer le nouveau système doivent avoir
une vision claire des contraintes juridiques
et des possibilités techniques.
Ils doivent en outre respecter la démarche
méthodologique d’ingénierie et de suivi de
projet qui permettra d’adapter le nouveau
système aux besoins multiples et divers de
la structure et des utilisateurs finaux. |
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Objectifs
Acquérir les bases juridiques et techniques permett ant d’encadrer la dématérialisation des documents et des échanges..
Acquérir les bases méthodologiques permettant d’intégrer la dématérialisation des documents et des échanges de façon efficiente.
Contenu
Environnement juridique
La gestion de la preuve, les articles 1316-1 et 1316-2 du Code civil.
La force probatoire du courrier électronique, l’article 1369-8 du Code civil.
L’environnement juridique en France : Loi de mars 2000 sur l’écrit numérique, Loi sur la modernisation économique, etc.
Les textes de lois de l’archivage à valeur probante, la norme AFNOR NFZ42-013.
La gestion de contrats et factures électroniques.
Les règles de la TVA, l’article 56 du Code des marchés publics.
Les textes de lois communautaires et la jurisprudence en cours.
Environnement technique
La signature numérique.
OCR, LAD, Imprimantes virtuelles, métadonnées et thésaurus, indexation full-text, interfaces avec d’autres applications, importations et exportations.
Environnement méthodologique
Rédaction du cahier des charges.
Solution interne ou externalisée (SaaS : Soft ware As A Service).
Définition des plans de classement, indexation et métadonnées.
Paramétrage.
Validation d’Apti tude et Vérification de Service Régulier.
Formation des utilisateurs et rédaction des manuels d’utilisation.
Reprise des documents existants et intégration dans le nouveau système.
Public
Responsables SI, AMO, responsables qualité, responsables administratifs et financiers, responsables process, juristes et toute personne souhaitant acquérir les bases juridiques, techniques et méthodologiques utiles à la dématérialisation.
Mots-clés
AMO, gestion de projet, veille juridique, valeur probante, signature électronique, certificat numérique, accompagnement de l’innovation.
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Le module accompagner le changement |
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Dès la phase d’étude, pour que le changement
bénéficie à tous les collaborateurs de
l’entreprise, les aspects ergonomiques, les
aspects sociaux, les aspects psychologiques,
les aspects culturels doivent également
être pris en compte à tous les niveaux
hiérarchiques. |
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Objectifs
Comprendre le contexte global du numérique, ses effets sur les comportements humains et ses impacts sur la vie des entreprises.
Partager les visions et expériences des changements induits par les nouvelles technologies.
Réfléchir à une nouvelle vision de l’information documentaire.
Vous serez en mesure de
Porter un nouveau regard sur les collaborateurs et leur connexion aux NTIC.
Estimer la capacité de votre organisation à intégrer le changement.
Réfléchir aux possibilités d’optimiser le traitement et les flux des documents dans votre organisation.
Comprendre tous les avantages d’une circulation maîtrisée des informations.
Contenu
L’entreprise et l’individu.
Les enjeux du numérique et ses effets sur l’environnement privé et professionnel.
Le document sous toutes ses formes.
Les avantages du tout numérique.
Le document vu sous l’angle juridique.
Public
Tous les responsables d’activité, d’entreprises et d’organisations, DSI, responsables administratifs et financiers, juristes et toute personne
souhaitant accompagner les changements induits par un projet de dématérialisation.
Mots-clés
Accompagner, conduire, manager le changement, coaching, facteurs de
réussite, team building, management de la performance, ergonomie,
gestion prévisionnelle des compétences.
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Définition 
Compétences utiles 
Nos experts 
Notre Catalogue 
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