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 Classement |
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Pour classer les documents, FileDirector les catégorise
par type de document.
Dans un bureau, vous pourriez par exemple
employer devis, commande, facture…
Un type de document se définit principalement
par un choix de champs d’index.
Ceux-ci sont choisis dans un magasin de champs
d’index librement définis disponibles pour tous les
types de document.
Dans l’exemple du bureau, ceux-ci pourraient être
N° de commande, N° de facture, adresse client…
FileDirector gère toutes sortes de formats de document,
comme les formats de document d’autres
applications.
En utilisant l’intégration Office (Macros Office),
les documents du pack office (Word, Excel ou
Outlook) peuvent directement être archivés vers
FileDirector dans leur format original.
D’autres documents peuvent être créés en scannant
des documents papiers ou en important des
données de spool en provenance de mainframe.
Les documents peuvent être dirigés à travers des
processus définis, dans lesquels ils chemineront
suivant des étapes fixées ou déterminées par les
utilisateurs.
À chaque étape, les utilisateurs devront travailler
sur le document ou des applications tierces interfacées
avec FileDirector.
Ainsi, les applications, qui ne peuvent pas
produire directement des documents électroniques,
peuvent imprimer en utilisant FileDirector
Image Printer ou VNP (Virtual Network Printer),
et permettre la production de documents images
indexés automatiquement.
Les documents ainsi créés sont associés à un
ou plusieurs dossiers de façon automatique, ils
peuvent aussi compléter ou réviser des documents
existants.
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| DTD XML |
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Avec FileDirector, vos documents sont pris en
charge et stockés au format XML.
XML permet d’utiliser un fichier afin de vérifier
qu’un document XML est conforme à une syntaxe
donnée. La norme XML définit ainsi une définition
de document type appelée DTD (Document Type
Definition), c’est-à-dire une grammaire permettant
de vérifier la conformité du document.
Ainsi on parlera de document valide pour un document
XML comportant une DTD.
Généralement, les documents à classer et stocker
sont regroupés par type, de façon à définir des
structures d’indexation adaptées.
FileDirector offre un outil simple d’emploi, appelé
gestionnaire de DTD, qui permettra de structurer
chaque type de document (DocType) et de vérifier
ensuite la conformité de la structuration et des
types de valeurs.
Dans FileDirector, chaque document sera donc un
fichier XML, associant ces métadonnées au fichier
natif (électronique ou image).
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| Classeur |
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FileDirector stocke les documents dans des gestionnaires
de DTD, également appelés classeurs.
Ces classeurs virtuels peuvent stocker des documents
de tous formats. Il n’existe aucune limitation
de FileDirector concernant la taille ou le nombre
de documents stockés.
Les documents sont gérés par type de documents,
chaque document type présentant une structure
d’indexation particulière (DTD). Il est possible de
rechercher des documents dans un classeur parmi
tous les types de documents stockés.
À un classeur correspond une instance de base de
données.
FileDirector permet un nombre illimité de classeurs
et de types de document.
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| Type de Document |
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Pour classer les documents, FileDirector les catégorise
par type.
Dans un bureau, vous pourriez par exemple uti liser
des devis, commandes, factures…
Un type de document se définit principalement
par un choix de champs d’index et une structure
d’indexation. Les champs index sont choisis dans
un magasin de champs d’index librement définis
disponibles pour tous les types de document. Dans
l’exemple du bureau, ceux-ci pourraient être N° de
commande, N° de facture, adresse client…
FileDirector gère toutes sortes de formats de documents,
provenant de tous types d’applications. Par
ailleurs, les documents du Pack Office (Word, Excel
ou Outlook) peuvent directement être archivés
vers FileDirector dans leur format original. D’autres
documents peuvent être créés en numérisant des
documents papiers ou en important des données
de spool en provenance de mainframe.
Les documents sont stockés au format XML.
Pour chaque type de document, il sera possible de :
 définir son pool de stockage,
définir son pool de stockage miroir,
activer et configurer le contrôle de durée de vie des documents,
définir les paramètres OCR,
définir les paramètres de reconnaissance de forme,
activer le module FreeForm de FileDirector, qui utilise l’OCR et la sémantique des textes pour indexer les documents après identification de leurs formes,
définir des paramètres de sécurité,
définir des règles personnalisées de filtrage pour compléter les paramètes de sécurité.
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| Champs index |
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Lors du paramétrage initial, réalisé avec l’interface d’administration,
différents types de documents (au sens XML du terme) seront définis.
Par exemple, courrier, contrat, facture, fiche de paie… En effet, l’on
comprend aisément que les champs index nécessaires au classement et à
la recherche d’une fiche de paie ne sont pas tous les mêmes que pour le
classement et la recherche d’une facture.
Lorsqu’un ou plusieurs champs index sont communs à plusieurs
documents types, une ou plusieurs relations de base de données sont
automatiquement établies entre les documents.
Ainsi, lors d’une recherche, l’on pourra entrer un numéro de facture par
exemple, et obtenir, en plus de la facture, le bon de commande, le bon
de livraison, le bon de transport…
Les champs index de FileDirector ont des propriétés multiples, tels que :
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mots-clé, |
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nombre, nombres décimal, |
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date, |
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masque personnalisé, |
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mémo, |
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action sur doublon, |
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protection, |
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filtrage (sécurité), |
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action automatique, |
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champ e-mail, |
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incrément, |
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décrément, |
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année, |
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semaine, |
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nom d’utilisateur, |
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ODBC, |
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ISBN, |
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modulo, |
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etc. |
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| Mots clés |
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Les champs d’indexation peuvent être complétés par des listes de choix,
dont chaque élément sera un mot-clé. Les listes de mots-clés peuvent
être importées ou provenir d’un lien ODBC. Les listes peuvent être
complétées manuellement, lors d’une nouvelle indexation par exemple.
Les listes de mots-clés peuvent être imbriquées, ainsi, la sélection d’un
mot-clé dans un champ d’indexation peut appeler la mise en place d’une
liste spécifique dans un autre champ et ceci sans limitation. |
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| Indexation automatique |
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Les champs d’indexation peuvent être complétés par lecture OCR sur zone après reconnaissance de formes de documents. |
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À chaque document correspond une indexation
structurée (nombre de champs illimités), indexation
acquise de façon partiellement ou totalement
automatique.
Les services d’indexation “plein texte” peuvent
être activés tant dans MSSQL Server™ que dans
ORACLE™ (à partir de la version 9i).
La mise en oeuvre s’effectue par planning, éventuellement
précédé d’un planning OCR.
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Présentation 
Indexation 
Recherche 
Numérisation 
Workflow 
Sécurité 
Fonctionnalités 
Configuration 
