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 Importation
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| Il existe plusieurs méthodes permettant d’importer et d’envoyer des documents vers des dossiers ScanFile. |
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Interface Microsoft Office
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Les outils d’intégration Office, que vous pouvez sélectionner au cours de l’installation de ScanFile V8, vous permettent d’archiver les documents vers les dossiers ScanFile directement à partir de Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Outlook et Access.
Cette barre Office permet de lancer directement l’application à partir de ScanFile.
Dans la barre de menu de chacune des applications Office, ScanFile V8 installera deux icônes permettant d’enregistrer directement le document en cours dans un dossier ScanFile.
Le premier bouton permet de sauvegarder vos documents avec ScanFile dans leur format initial, le second bouton lance l’imprimante virtuelle TIFFWriter qui convertit les documents au format TIFF. |
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Imprimante virtuelle TIFFWriter
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À l’installation de ScanFile, vous pourrez installer l’imprimante réseau TIFFWriter. Celle-ci vous permet d’effectuer une impression virtuelle de tout document imprimable avec un classement dans ScanFile. Cette imprimante s’utilise comme une imprimante papier classique, à la différence que le résultat est un fichier TIFF, et qu’une boîte de dialogue vous suggérera d’indexer et de positionner ce document dans un dossier.
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Imprimante virtuelle VNP
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ScanFile VNP, une option de ScanFile, vous permet de créer des imprimantes réseaux virtuelles qui peuvent être utilisées pour imprimer des documents à des endroits spécifiques soit en local ou sur des médias de stockage réseau. Ces documents, qui seront convertis en format TIFF Group 4 pourront alors être automatiquement importés dans des répertoires spécifiques de ScanFile en utilisant le planning d’importation.
Cette fonctionnalité peut être utilement liée aux options de ScanFile reconnaissance de formes de document et OCR zone.
Ainsi, lors d’une impression, un document peut être discriminé par sa forme, ce qui permettra une lecture directe des éléments de zones qui formeront l’indexation.
Par exemple, lors de l’impression d’un lot de factures, l’imprimante virtuelle VNP peut laisser s’exécuter l’impression papier, prélever sur chaque facture les éléments d’indexation (numéro, date, montant…), indexer chaque facture et enregistrer les images des factures dans ScanFile. Cette option est souvent utilisée en association avec un copieur multifonctions, pour archiver les documents envoyés à l’impression ou récupérer de façon intelligente les documents numérisés sur le copieur vers un répertoire réseau.
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COLD
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Le module COLD de ScanFile vous permet d’importer des données générées par ordinateur et transférées vers des dossiers ScanFile.
Ces données peuvent être combinées avec des documents scannés ou d’autres documents importés pour configurer un dossier complet.
Le module COLD prend les données transférées, telles que les factures émises par une unité centrale, et crée automatiquement des enregistrements d’indexation au niveau des pages correspondantes.
Un fichier de données transférées peut contenir plusieurs milliers de pages de données, qui sont forcément divisées en pages formatées possédant elles-mêmes des données d’indexation associées.
Lorsqu’il importe les données transférées dans un dossier ScanFile, le module COLD n’importe pas seulement les informations de la page mais crée également les enregistrements d’indexation associés à ces pages.
Une grille de données d’importation est créée pour chacun des formats de données transférées.
Cette grille de données permet de spécifier le type de fichier importé, l’emplacement des informations d’indexation et le formatage de l’affichage, comme par exemple : segments de recouvrement, police et taille de police, espacement de lignes et de caractères. |
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Création de cd
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Totalement intégré à ScanFile V8, un module de préparation d’écriture sur CD permet à l’utilisateur de sélectionner les applications qu’il
souhaite sauvegarder.
L’intérêt de ce module est qu’il permet de gérer simultanément les images d’un dossier et la base de données afférente. Lié à la fonction bibliothèque, le module de préparation des CD permettra le stockage de la base de données afférente par un ID média qui sera géré par Scanfile pour les recherches.
Ce module permet de sélectionner aisément par leur nom les différentes applications, permet également de préparer un applicatif de regroupement par requête avant la gravure, calcule de façon permanente la mémoire tampon nécessaire à la gravure.
Le module de préparation des CD permet en outre soit de créer un CD d’archive des documents ou de créer un CD avec viewer Scanfile qui permettra, à un utilisateur, d’effectuer en mode autonome des recherches sur le CD.
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Filtre d’image
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Les images numérisées comportent souvent un certain nombre d’anomalies qui nuisent à la lecture et à la reproduction du document.
ScanFile V8 dispose d’un système de filtrage intégré qui permet de résoudre certains problèmes durant et après la numérisation.
Ce filtre propose des combinaisons automatiques de type noircir ou éclaircir la page, éliminer des points, éliminer des lignes horizontales ou verticales, diminuer ou augmenter le contraste, etc.
Les paramètres du filtre peuvent également être réglés manuellement. |
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Luradocument®
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LuraDocument® est un système de compression d’images particulièrement efficace pour les images couleur ou en nuances de gris. Ce compresseur agit séparément sur les trois couches qui forment l’image permettant ainsi, par exemple, de dissocier le fond de page du premier plan.
La réduction du poids des images est spectaculaire et elle permet d’aborder la numérisation en couleur sans crainte des temps de transfert des fichiers ou du stockage.
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Envoyer un e-mail
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Outre les capacités de ScanFile V8 de gérer les impressions et les fax, l’une des fonctionnalités très actuelle consiste en la possibilité, d’un clic, d’envoyer un document d’une ou plusieurs pages par e-mail.
L’intégration Microsoft Office de Scanfile permet en effet d’obtenir après sélection du document l’ouverture automatique d’Outlook avec déjà préparés les documents sélectionnés en fichiers joints. Il suffit d’insérer l’adresse du destinataire et votre e-mail est prêt.
Lors du paramétrage de ScanFile V8, vous pourrez décider si vous souhaitez envoyer les documents en multi-tiff ou fichier par fichier.
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Bibliothèques
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La fonction bibliothèque est l’une des plus intéressantes de ScanFile V8.
En effet, il est très facile de regrouper au sein d’une bibliothèque plusieurs applications de Scanfile et ainsi d’effectuer des mises à jour et des recherches sur l’ensemble des applications simultanément. Concrètement, il s’agit de mettre en relation les bases de données relatives aux différentes applications, ceci s’effectuant de façon totalement transparente pour l’utilisateur.
Ainsi, après avoir établi ces liaisons, il sera très aisé de segmenter par utilisateur un applicatif, voire de répartir les enregistrements sur des disques physiques séparés pour des raisons de sécurité applicative ou de sauvegarde. Les recherches s’effectueront, au choix, sur l’ensemble des bases de données ou sur une seule.
Un autre avantage des bibliothèques, c’est qu’elles permettent de gérer les documents répartis sur différents médias de stockage.
Concernant le stockage des documents, la fonction bibliothèque permettra également la gestion de juke-boxes de CD, de DVD et de disques magnéto-optiques.
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Planificateur de tâches
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Le Planificateur de tâches consiste en une série de services serveur destinés à exécuter automatiquement différentes actions vers des dossiers ScanFile V8 spécifiques. Ces automatismes permettent de simplifier les tâches des utilisateurs en fonctionnant en tâches de fond.
La combinaison de plusieurs plannings est naturellement possible et est l’un des atouts maître de la solution ScanFile V8.
Ainsi, dans un grand nombre de cas, l’on peut vraiment parler d’acquisition et de classement automatique des documents.
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- Planning Importation de documents électroniques : permet de planifier l’importation automatique de documents électroniques stockés dans des répertoires réseaux.
- Planning d’importation Fichiers & Index : permet l’importation planifiée de fichiers images et d’index.
- Planning traçabilité : permet de gérer le module de traçabilité.
- VNP : permet de paramétrer les impressions virtuelles.
- COLD : permet de définir les paramètres d’importation de données.
- Planning d’importation d’Index : permet de planifier l’importation d’index.
- Planning Workflow : permet la mise en œuvre planifiée du workflow.
- Mise à jour des Bibliothèques : permet de planifier la mise à jour des bibliothèques.
- TiffSpooler : permet d éditer en tif des spools d’impression.
- Planning OCR plein texte.
- Planning OCR sur Zones.
- Délai de conservation : permet d’automatiser les actions liées aux délais de conservation des documents.
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Présentation 
